Je eerste personeel aannemen: wanneer is het tijd om niet meer alles alleen te doen?

Je bent al een paar jaar zelfstandig ondernemer. Je hebt een klantenkring opgebouwd, je agenda zit steeds voller en nieuwe opdrachten blijven binnenkomen. Dat klinkt als goed nieuws, maar er ontstaat ook een probleem: je kunt het werk niet meer allemaal zelf doen. Je werkt 's avonds door, moet klanten soms teleurstellen en komt nauwelijks nog toe aan administratie, acquisitie of het ontwikkelen van je bedrijf.

Leestijd: 7 minuten

Dan komt de vraag: is dit het moment om iemand aan te nemen? Of kun je beter werk uitbesteden aan een andere zzp'er, een freelancer inhuren of tijdelijk extra capaciteit inkopen? De stap van alleen werken naar werken met anderen is een belangrijke beslissing. Het gaat niet alleen om de vraag of je voldoende werk hebt, maar ook om omzet, marge, risico, planning en de manier waarop je je bedrijf wilt laten groeien.

Wanneer is het omslagpunt bereikt?

Er bestaat geen magisch aantal klanten of omzet waarbij je automatisch je eerste medewerker moet aannemen. Het omslagpunt verschilt sterk per onderneming. Een fotograaf met twintig grote opdrachten per jaar heeft een andere personeelsbehoefte dan een webdesigner met tientallen klanten of een loodgieter die dagelijks nieuwe opdrachten krijgt.

Een belangrijk signaal is dat je structureel meer werk hebt dan je zelf kunt uitvoeren. Als dat slechts een paar drukke weken per jaar voorkomt, is personeel waarschijnlijk niet direct de oplossing. Maar als je agenda maanden vooruit vol zit, opdrachten moet weigeren en nauwelijks ruimte hebt om nieuwe klanten te helpen, wordt extra capaciteit interessanter.

Een ander signaal is dat je steeds meer tijd besteedt aan werkzaamheden die een ander ook kan doen. Denk aan administratie, planning, klantenservice, eenvoudige productie, montage, socialmediabeheer of voorbereidende werkzaamheden. Je eigen tijd kun je misschien beter besteden aan opdrachten waarvoor jouw specifieke kennis of vaardigheden nodig zijn.

Reken eerst uit wat een extra kracht moet opleveren

De belangrijkste vraag is niet hoeveel iemand kost, maar wat de extra medewerker voor je bedrijf kan opleveren. Stel dat je als zelfstandig consultant een uurtarief van €100 rekent. Je kunt maximaal 30 declarabele uren per week maken. Je agenda zit structureel vol en je moet opdrachten weigeren.

Je zou iemand kunnen aannemen die bijvoorbeeld administratieve en voorbereidende werkzaamheden overneemt. Daardoor ontstaat voor jou extra tijd voor klanten. Als je daardoor structureel meer factureerbare uren kunt maken, kan de medewerker zichzelf gedeeltelijk of volledig terugverdienen.

Maar er is ook een andere situatie. Stel dat je een winkel hebt en een medewerker vooral nodig is om langere openingstijden mogelijk te maken. Dan moet je berekenen hoeveel extra omzet die openingstijden daadwerkelijk opleveren. Een medewerker aannemen omdat je 'meer omzet wilt maken' is onvoldoende. De extra omzet moet uiteindelijk voldoende marge opleveren om de extra personeelskosten te dragen.

Een eenvoudig voorbeeld van het omslagpunt

Stel dat je een bedrijf hebt waarin je zelf €80 per uur omzet kunt realiseren. Je hebt structureel tien uur per week aan extra opdrachten liggen waarvoor je nu geen tijd hebt. Dat betekent theoretisch €800 extra omzet per week.

Je kunt dan onderzoeken of je iemand kunt inzetten voor bijvoorbeeld €25 per uur aan brutoloon. De werkelijke werkgeverskosten liggen hoger dan het brutoloon, omdat je ook rekening moet houden met onder meer vakantiegeld, premies en andere personeelskosten.

Maar misschien kan de medewerker jou juist werkzaamheden uit handen nemen waardoor je die tien extra uren kunt werken. Dan kan een dienstverband financieel interessant worden. Kan de medewerker daarentegen alleen werk uitvoeren waarvoor je nauwelijks marge hebt, dan ziet de berekening er heel anders uit.

Kijk niet alleen naar je drukste maand

Een veelgemaakte fout is personeel aannemen op basis van een tijdelijke piek. Een grote opdracht kan ervoor zorgen dat je enkele maanden extreem druk bent. Dat betekent nog niet dat je daarna structureel voldoende werk hebt voor een werknemer.

Kijk daarom naar je ontwikkeling over een langere periode. Groeit je klantenbestand al meerdere jaren? Heb je terugkerende opdrachten? Krijg je regelmatig nieuwe aanvragen? Heb je een goed beeld van je omzet voor de komende maanden? Hoe voorspelbaarder je werkvoorraad, hoe beter je kunt beoordelen of een structurele personeelsuitbreiding verantwoord is.

Je eerste medewerker verandert je bedrijf

Een medewerker aannemen betekent meer dan iemand betalen om werkzaamheden uit te voeren. Vanaf dat moment ben je werkgever. Je krijgt te maken met arbeidsvoorwaarden, loonadministratie, vakantiedagen, ziekte, arbeidsongeschiktheid, verzekeringen, werkgeverslasten en andere verplichtingen.

Je moet bovendien tijd vrijmaken voor het begeleiden van je medewerker. Zeker bij een eerste werknemer onderschatten ondernemers soms hoeveel tijd het kost om iemand in te werken, vragen te beantwoorden, werkzaamheden te controleren en afspraken te maken.

Je koopt dus niet alleen extra capaciteit in. Je neemt ook een nieuwe verantwoordelijkheid op je.

Welke vormen van personeel zijn er?

Als je besluit iemand in dienst te nemen, hoef je niet automatisch te beginnen met een fulltime dienstverband. Een parttime medewerker kan bijvoorbeeld beter aansluiten bij je behoefte. Je kunt ook iemand voor een bepaalde periode aannemen, afhankelijk van de wettelijke mogelijkheden en de situatie.

Een arbeidsovereenkomst kan verschillende vormen hebben. Denk aan een contract voor onbepaalde tijd of een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Ook oproep- en andere flexibele arbeidsvormen kennen specifieke wettelijke regels. Welke constructie passend is, hangt af van hoe structureel het werk is en hoeveel zekerheid je elkaar wilt bieden.

Begin eventueel klein

Voor veel ondernemers is een parttime medewerker een logische eerste stap. Je hoeft dan niet direct een volledige functie van veertig uur te creëren. Misschien heb je bijvoorbeeld structureel behoefte aan zestien of twintig uur ondersteuning per week.

Dat kan ook praktisch voordelen hebben. Je kunt ervaren hoe het is om werkgever te zijn en tegelijkertijd onderzoeken hoeveel extra omzet of ruimte de medewerker daadwerkelijk oplevert.

Let er wel op dat een klein aantal uren niet betekent dat de wettelijke verplichtingen voor werkgevers verdwijnen. Ook een parttime medewerker heeft recht op de arbeidsvoorwaarden die voor de situatie gelden.

Je kunt ook werk uitbesteden

Personeel aannemen is niet de enige manier om capaciteit toe te voegen. Je kunt bepaalde werkzaamheden ook uitbesteden aan andere ondernemers. Denk aan een zelfstandig boekhouder, vormgever, tekstschrijver, fotograaf, marketeer, programmeur of andere specialist.

Dat kan interessant zijn wanneer je extra capaciteit nodig hebt, maar nog niet weet of de behoefte structureel is. Je kunt dan bijvoorbeeld een specialist inschakelen voor een specifieke opdracht of voor een beperkt aantal uren.

Het grote verschil is dat je bij een zelfstandige niet simpelweg dezelfde verhouding mag creëren als bij een werknemer. De samenwerking moet daadwerkelijk voldoen aan de regels rond arbeidsrelaties en schijnzelfstandigheid. Je moet dus niet alleen naar het contract kijken, maar vooral naar hoe er in de praktijk wordt gewerkt.

Wanneer is een zzp'er een alternatief?

Een andere zzp'er kan vooral interessant zijn wanneer je specialistische kennis nodig hebt of wanneer de extra capaciteit tijdelijk is. Stel dat je een groot webproject binnenhaalt waarvoor je drie maanden extra programmeercapaciteit nodig hebt. Dan kan samenwerking met een zelfstandige een oplossing zijn.

Maar wanneer iemand jarenlang iedere maandag tot en met vrijdag volgens jouw planning werkt, onder jouw leiding en toezicht en feitelijk onderdeel is van je organisatie, moet je goed beoordelen of de arbeidsrelatie nog wel als zelfstandige samenwerking kan worden aangemerkt.

Laat bij twijfel je specifieke situatie beoordelen voordat je een langdurige constructie aangaat.

Een uitzendkracht kan ook een tussenstap zijn

Je kunt ook personeel inhuren via een uitzendbureau. De werknemer is dan in dienst bij het uitzendbureau en wordt bij jouw onderneming ingezet. Dat kan aantrekkelijk zijn wanneer je tijdelijk extra mensen nodig hebt of wanneer je eerst ervaring wilt opdoen met extra personeel.

Daar staat tegenover dat je doorgaans een hoger bedrag per gewerkt uur betaalt dan wanneer je iemand rechtstreeks in dienst neemt. Daarvoor krijg je onder meer flexibiliteit en neemt het uitzendbureau een deel van de werkgeversverplichtingen op zich.

Wat kost een werknemer werkelijk?

Als je een werknemer aanneemt, kijk dan niet alleen naar het bruto uurloon. Als werkgever krijg je te maken met verschillende bijkomende kosten. Denk aan vakantiegeld, werkgeverspremies, eventuele pensioenbijdragen, doorbetaling bij ziekte, vakantiedagen en kosten voor bijvoorbeeld salarisadministratie, arbodienstverlening en verzekeringen.

Welke kosten precies gelden, hangt onder meer af van de sector, de cao en de afspraken met de werknemer. Maak daarom voordat je iemand aanneemt een volledige berekening van de verwachte werkgeverskosten.

Het kan verstandig zijn om daarbij niet alleen een scenario voor een goed jaar te maken. Bereken ook wat er gebeurt als je omzet tijdelijk terugvalt. Een werknemer is immers een structurele verplichting die je niet zonder meer kunt aanpassen wanneer een maand tegenvalt.

Je eerste medewerker levert ook meer omzet

Personeel wordt vaak uitsluitend als kostenpost gezien. Dat is een misvatting. Een medewerker kan juist zorgen voor groei. Als jij door de extra ondersteuning meer klanten kunt bedienen, meer opdrachten kunt aannemen of nieuwe diensten kunt aanbieden, kan de medewerker onderdeel zijn van je groeistrategie.

Hetzelfde geldt wanneer je door personeel eindelijk tijd krijgt voor acquisitie en bedrijfsontwikkeling. Als je nu iedere dag volledig bezig bent met uitvoerend werk, kan extra ondersteuning ervoor zorgen dat je weer aan je onderneming kunt werken in plaats van alleen maar in je onderneming.

Maar neem geen personeel aan om jezelf te ontlasten zonder plan

Meer vrije tijd is op zichzelf een legitieme reden om werk uit handen te geven, maar het is belangrijk om te weten hoe je die investering financiert. Wanneer je een medewerker aanneemt zodat jij twee dagen per week minder hoeft te werken, moet je bedrijf die kosten wel kunnen dragen.

Een alternatief kan zijn om eerst bepaalde werkzaamheden uit te besteden. Misschien kun je de administratie, schoonmaak, planning of marketing extern laten uitvoeren. Daarmee krijg je tijd terug zonder direct een nieuwe arbeidsrelatie aan te gaan.

Wat moet je regelen als je je eerste werknemer aanneemt?

Als je voor het eerst personeel in dienst neemt, krijg je te maken met een aantal praktische en juridische stappen. Je moet je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst, een arbeidsovereenkomst opstellen, de identiteit van de werknemer controleren en een loonadministratie voeren. Daarnaast moet je rekening houden met arbeidsvoorwaarden, vakantiedagen, ziekte en de regels uit de toepasselijke cao.

Ook moet je aandacht besteden aan arbeidsomstandigheden. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving. Afhankelijk van je situatie krijg je te maken met onder meer een risico-inventarisatie en -evaluatie en verplichtingen rond ziekteverzuim en begeleiding.

Maak een functie die echt waarde toevoegt

Een eerste medewerker aannemen is een goed moment om kritisch naar je eigen werkzaamheden te kijken. Schrijf eens op wat je gedurende een normale werkweek doet. Welke activiteiten leveren direct omzet op? Welke werkzaamheden moeten gebeuren maar kunnen door iemand anders worden uitgevoerd? En welke taken kosten je veel tijd terwijl ze weinig waarde toevoegen?

Op basis daarvan kun je een functie samenstellen. Misschien heb je geen 'algemene medewerker' nodig, maar iemand die specifiek klantenservice en planning overneemt. Of iemand die productie uitvoert terwijl jij je op verkoop en klantcontact richt.

Hoe duidelijker je weet waarom je iemand nodig hebt, hoe gemakkelijker het wordt om de juiste persoon te vinden en het financiële effect te beoordelen.

Beslis niet alleen op basis van je omzet

Een omzetgroei is een goed signaal, maar zegt nog niet genoeg. Kijk ook naar je brutomarge, winst, cashflow en voorspelbaarheid van je inkomsten. Een onderneming kan een hoge omzet hebben en toch onvoldoende ruimte hebben voor een werknemer.

Stel dat je veel producten verkoopt met een kleine marge. Dan kan een flinke omzetgroei nodig zijn om één extra medewerker te kunnen betalen. Bij een dienstverlenend bedrijf met hoge marges kan het omslagpunt juist veel eerder liggen.

De eerste werknemer is ook een ondernemerskeuze

De overgang van zelfstandig werken naar werken met personeel is een belangrijke fase in de ontwikkeling van je onderneming. Het betekent dat je niet langer uitsluitend je eigen uren verkoopt, maar een organisatie begint te bouwen waarin ook anderen waarde creëren.

Dat kan een enorme stap vooruit zijn, maar het hoeft niet altijd de volgende stap te zijn. Soms is een andere zzp'er, een uitzendkracht of een externe dienstverlener een betere oplossing. In andere situaties is juist een vaste medewerker nodig om de groei structureel mogelijk te maken.

Laat je adviseren voordat je de stap zet

Wanneer je voor het eerst personeel wilt aannemen, komen financiële, fiscale, juridische en praktische vragen samen. Wat kan je bedrijf dragen? Welke arbeidsvorm past bij de situatie? Welke cao geldt? Wat zijn je verplichtingen als werkgever? En hoe voorkom je dat je een constructie kiest die juridisch niet passend is?

Op StartendeOndernemers.nl zijn ruim 50 gespecialiseerde adviseurs vertegenwoordigd die ondernemers kunnen helpen bij onder meer administratie, financiën, juridische vraagstukken, personeelszaken en bedrijfsvoering. Iedere adviseur heeft een eigen profielpagina waarop je kunt bekijken waarbij deze kan helpen en direct contact kunt opnemen.

Het juiste moment is het moment waarop je het kunt onderbouwen

Er is geen universeel aantal klanten, omzetbedrag of aantal werkuren waarop iedere zzp'er zijn eerste werknemer moet aannemen. Het juiste moment ontstaat wanneer je structureel werk laat liggen, je eigen tijd onvoldoende kunt benutten en je onderneming de extra kosten en verplichtingen kan dragen.

Begin daarom met rekenen. Kijk naar je werkvoorraad, je marge, je beschikbare tijd en de verwachte ontwikkeling van je omzet. Vergelijk vervolgens verschillende mogelijkheden: zelf blijven werken, werkzaamheden uitbesteden, een zzp'er inschakelen, een uitzendkracht inzetten of een werknemer aannemen.

Je eerste medewerker moet geen oplossing zijn voor een te volle agenda alleen. Het liefst is het een bewuste volgende stap in de ontwikkeling van je onderneming.