Wat te doen als een klant niet betaalt? Zo pak je wanbetalers aan

Wanbetalers kunnen een grote uitdaging vormen voor startende ondernemers. Het kan een flinke impact hebben op je cashflow en het voortbestaan van je bedrijf. Gelukkig zijn er stappen die je kunt nemen om ervoor te zorgen dat je toch betaald krijgt. Laten we eens kijken naar een overzicht van wat je kunt doen in zo’n situatie.

Zorg dat jouw administratie op orde is

Voorkomen is beter dan genezen. Een nauwkeurig en efficiënt facturatieproces is essentieel om wanbetaling te voorkomen. Zorg ervoor dat je facturen volledig en correct zijn, en verstuur ze op tijd. Houd ook bij wie de factuur moet ontvangen en volg indien nodig op of de factuur correct is ontvangen.

Het is belangrijk om actief te zijn in het opvolgen van openstaande facturen. Wacht niet te lang voordat je actie onderneemt als een factuur niet wordt betaald. Stel een duidelijk schema op voor debiteurenbeheer en volg dit nauwgezet op.

Neem persoonlijk contact op met je klant

In de meeste gevallen werkt persoonlijk contact het beste. Bel je klant om te vragen of alles naar wens was en of er een reden is waarom de factuur nog niet is betaald. Maak altijd aantekeningen van deze gesprekken. Als bellen geen optie is, kun je ook een vriendelijke brief of e-mail sturen.

Bereid het gesprek goed voor en blijf kalm tijdens het gesprek. Verwijs naar het factuurnummer, het bedrag en de betalingstermijn, en maak duidelijke afspraken over wanneer de factuur zal worden betaald. Als er bijkomende administratieve kosten zijn, voeg deze dan toe aan het totaal verschuldigde bedrag en leg uit waarom deze kosten worden toegevoegd.

Probeer te onderzoeken of je klant de factuur met een kleine vertraging kan betalen. Als dit niet mogelijk is, kun je een betalingsregeling treffen. Zorg ervoor dat deze regeling op papier staat en dat duidelijk is wat er gebeurt als je klant niet op tijd betaalt.

Luister naar de redenen als de klant niet onmiddellijk kan betalen, toon begrip, maar wees niet te toegeeflijk. Als je een toegeving doet met betrekking tot de betalingstermijn, eis dan ook een compensatie. Sluit het telefoongesprek positief af, spreek uw verwachtingen uit voor de toekomst en laat ruimte voor eventuele vragen. Bevestig de gemaakte afspraken na het telefoongesprek per e-mail of in een aangetekende brief.

Voorafgaand aan het aannemen van nieuwe opdrachten, is het verstandig om de betalingsgeschiedenis van je klanten te controleren. Als er nog openstaande facturen zijn, vooral als deze te laat zijn betaald, overweeg dan of je verdere opdrachten wilt aannemen van deze klant.

Stuur een betalingsherinnering

Een betalingsherinnering is de eerste formele stap als een factuur niet binnen de afgesproken termijn is betaald. Dit is een vriendelijke herinnering die je enkele dagen na het verlopen van de betalingstermijn verstuurt. Vermeld dat je wettelijke rente in rekening gaat brengen als de klant niet alsnog betaalt. Je kan in de herinnering de klant nog een ruimte van bijvoorbeeld 2 weken geven.

Is de factuur nog niet betaald na verstrijken van de betaaltermijn? Stuur dan een tweede herinnering of een aanmaning. Geef hierin dat de klant gesommeerd direct of bijvoorbeeld binnen 5 werkdagen te betalen. Geef ook aan welke gevolgen het niet betalen heeft voor de klant. Het is goed om deze procedure op te nemen in je algemene voorwaarden waar dan naar verwezen kan worden.

Extra kosten in rekening brengen

Als je klant je factuur niet of te laat betaalt, mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Dit zijn kosten en rente die je mag eisen volgens de wet als je klant een betalingsachterstand heeft.

Incassobureau inschakelen

Als alle voorgaande stappen niet tot betaling hebben geleid, kun je overwegen om een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. Deze professionals hebben ervaring in het innen van facturen en kunnen je verder helpen in het proces.

Let op dat incassobureaus tegenwoordig geregistreerd moeten zijn om malafide praktijken te voorkomen. Een incassobureau kan juridisch handelen en doorgaans ook de gehele procedure t/m eventuele gerechtelijke stappen voor je zetten. Het inschakelen van een incassobureau kan een effectieve manier zijn om openstaande vorderingen te innen en financiële verliezen voor de onderneming te beperken.

Gerechtelijke procedure

Een gerechtelijke procedure begint meestal met het indienen van een dagvaarding bij de rechtbank. In de dagvaarding wordt de debiteur (de partij die de factuur niet heeft betaald) opgeroepen om voor de rechtbank te verschijnen en te reageren op de vordering van de eiser (de partij die de betaling eist). De dagvaarding bevat ook alle relevante details met betrekking tot de vordering, inclusief het verschuldigde bedrag, de reden van de vordering en eventuele bewijsstukken.

Na het indienen van de dagvaarding volgt meestal een zitting bij de rechtbank, waar beide partijen de kans krijgen om hun standpunt toe te lichten en eventueel bewijsmateriaal te presenteren. Tijdens de zitting kan de rechter ook proberen om de partijen tot een minnelijke schikking te brengen, waarbij ze een overeenkomst bereiken zonder dat een vonnis nodig is.

Als er geen minnelijke schikking wordt bereikt, zal de rechter uiteindelijk een vonnis uitspreken. Dit vonnis bepaalt of de debiteur verplicht is om het verschuldigde bedrag te betalen, en kan ook eventuele bijkomende kosten, rente en juridische kosten bevatten.

Na het verkrijgen van een vonnis heeft de eiser verschillende opties om de betaling te innen, zoals het beslag leggen op eigendommen van de debiteur of het aanvragen van een executieverkoop. Het exacte proces kan variëren afhankelijk van de wetgeving en procedures in het betreffende rechtsgebied.

Juridische kosten

Het is echter belangrijk voor ondernemers om zich bewust te zijn van de kosten en het juridische proces dat gepaard gaat met het inschakelen van een incassobureau . In veel gevallen is het daarom voor bedragen beneden de 500 euro niet altijd rendabel om tot een incasso en zeker niet tot een gerechtelijke procedure over te gaan. De juridisch adviseur van het incassobureau kan je hierover informeren.