Welke rol kan een notaris spelen bij het opstarten van jouw bedrijf?

Als je een bedrijf begint, denk je waarschijnlijk vooral aan klanten vinden, je aanbod bepalen en je eerste omzet realiseren. Toch is het ook verstandig om stil te staan bij de juridische kant van je onderneming. Welke rechtsvorm past bij jouw plannen? Wat spreek je af met een zakenpartner? En wat gebeurt er als je bedrijf groeit of je privéomstandigheden veranderen? Een notaris kan je helpen om belangrijke keuzes te maken en afspraken juridisch goed vast te leggen.

Leestijd: 5 minuten.

Wanneer heb je een notaris nodig?

Niet iedere startende ondernemer hoeft direct naar de notaris. Dat hangt onder meer af van de rechtsvorm die je kiest en de afspraken die je wilt vastleggen. Begin je als zzp’er met een eenmanszaak, dan kun je je onderneming zelf inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KVK). Een notaris is daarvoor niet verplicht.

Kies je voor een besloten vennootschap (bv), dan is een notaris wel noodzakelijk. Die stelt de oprichtingsakte op, waarin ook de statuten van de bv staan. Meestal verzorgt de notaris ook de inschrijving bij de KVK en de registratie van de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s). Ook voor bepaalde andere rechtsvormen, zoals een stichting of coöperatie, is een notariële oprichting nodig.

Ook als je niet verplicht bent een notaris in te schakelen, kan juridisch advies nuttig zijn. Vooral wanneer je samen met iemand een bedrijf begint, privévermogen wilt beschermen of nadenkt over de toekomst van je onderneming, kan het verstandig zijn om vooraf afspraken te maken.

Hulp bij het kiezen van een rechtsvorm

Een van de eerste keuzes die je maakt, is de rechtsvorm van je bedrijf. Start je alleen als freelancer of zzp’er, dan ligt een eenmanszaak vaak voor de hand. Ga je samen met iemand ondernemen, dan kun je bijvoorbeeld denken aan een vennootschap onder firma (vof). Een bv kan interessant zijn als je onderneming bepaalde risico’s met zich meebrengt, als je investeerders wilt aantrekken of als je bedrijf zich verder ontwikkelt.

De rechtsvorm heeft gevolgen voor onder meer aansprakelijkheid, belastingen en de manier waarop je beslissingen neemt. Bij een eenmanszaak ben je in principe privé aansprakelijk voor zakelijke schulden. Bij een bv is de bv doorgaans zelf verantwoordelijk voor haar schulden, al zijn er uitzonderingen. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin een bestuurder persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld.

Een notaris kan je uitleggen hoe verschillende rechtsvormen juridisch werken en welke aandachtspunten daarbij horen. Voor een goede keuze is het verstandig om ook je verwachte winst, kosten, fiscale situatie en toekomstplannen mee te nemen. Een notaris kan daarbij samenwerken met of je verwijzen naar een accountant, boekhouder of belastingadviseur.

Een bv officieel oprichten

Heb je besloten om een bv te beginnen, dan verzorgt de notaris de juridische oprichting. Daarvoor bespreek je eerst je plannen en wensen. Vervolgens stelt de notaris de oprichtingsakte op, met daarin de statuten van de onderneming.

In de statuten staan de basisregels van de bv. Denk aan de naam en vestigingsplaats, de verdeling van de aandelen en de manier waarop bestuurders worden benoemd. Na bespreking en ondertekening van de akte kan de bv officieel worden opgericht. De notaris regelt doorgaans ook de inschrijving in het Handelsregister en het UBO-register.

Een bv kan tegenwoordig ook volledig digitaal worden opgericht, mits aan de voorwaarden voor digitale identificatie en ondertekening wordt voldaan. Je hoeft dus niet in alle gevallen persoonlijk bij de notaris langs te gaan.

Houd rekening met de kosten. Volgens de KVK liggen de notariskosten voor het oprichten van een bv vaak tussen de 500 en 1.500 euro. Het precieze bedrag hangt af van de notaris, de complexiteit van de oprichting en eventuele aanvullende afspraken of documenten. Vraag daarom vooraf om een offerte.

Begin je samen met een zakenpartner?

Start je samen met een vriend, familielid of zakelijke partner, dan is het verstandig om niet alleen de taakverdeling te bespreken, maar ook vast te leggen wat er gebeurt als de samenwerking anders loopt dan verwacht. In de beginfase lijkt het misschien vanzelfsprekend dat jullie allebei evenveel tijd en geld in het bedrijf steken. Maar wat als een van jullie minder gaat werken, extra geld moet investeren of wil stoppen?

Een notaris kan helpen bij het vastleggen van afspraken die passen bij de gekozen rechtsvorm. Bij een bv kan dat bijvoorbeeld via statuten en een aandeelhoudersovereenkomst. Daarin kun je afspraken maken over de zeggenschap, de overdracht van aandelen, het nemen van belangrijke besluiten en de manier waarop conflicten worden opgelost.

Bij een vof of maatschap kun je afspraken vastleggen in een samenwerkings- of vennootschapsovereenkomst. Daarvoor is niet altijd een notariële akte verplicht. Wel is het belangrijk dat de afspraken juridisch duidelijk zijn en aansluiten bij jullie situatie. Een notaris kan daarin adviseren; afhankelijk van de vraag kan ook een andere juridisch adviseur geschikt zijn.

Juist bij een samenwerking is het verstandig om mogelijke problemen vooraf te bespreken. Dat voelt misschien ongemakkelijk als je enthousiast aan een nieuw bedrijf begint, maar duidelijke afspraken kunnen later veel onenigheid voorkomen.

Je privévermogen en gezinssituatie

Als ondernemer lopen zakelijke en privézaken soms door elkaar. Dat kan gevolgen hebben voor je financiële situatie, zeker als je vanuit huis werkt, investeert met eigen geld of privébezittingen gebruikt voor je onderneming.

Een notaris kan met je bespreken welke gevolgen je ondernemingsplannen kunnen hebben voor je privévermogen en je partner. Ben je getrouwd of heb je een geregistreerd partnerschap, dan kunnen bijvoorbeeld de afspraken over jullie vermogen van belang zijn. Ook bij samenwoners kunnen afspraken in een samenlevingscontract relevant zijn.

Daarnaast kan het verstandig zijn om na te denken over wat er gebeurt als je langdurig ziek wordt of overlijdt. Wie kan de onderneming voortzetten? Wat gebeurt er met de aandelen van een bv? En hoe voorkom je dat je nabestaanden onverwacht voor ingewikkelde keuzes komen te staan?

Niet iedere starter hoeft al deze zaken direct uitgebreid te regelen. Wel is het verstandig om ze mee te nemen zodra je onderneming financieel belangrijk wordt voor jezelf of je gezin. De notaris kan uitleggen welke juridische mogelijkheden bij jouw situatie passen.

Wat kan de notaris later voor je betekenen?

De rol van een notaris hoeft niet te stoppen na de oprichting van je bedrijf. Wanneer je onderneming groeit, kunnen nieuwe juridische vragen ontstaan. Misschien wil je een investeerder laten deelnemen, aandelen overdragen, een holdingstructuur opzetten of je bedrijf uiteindelijk verkopen.

Ook bij een bedrijfsopvolging, een herstructurering of het aanpassen van de statuten kan de notaris een rol spelen. Soms is een notariële akte verplicht, in andere gevallen gaat het vooral om advies of het zorgvuldig vastleggen van afspraken.

Het is daarom nuttig om belangrijke wijzigingen niet pas te bespreken wanneer ze dringend zijn. Als je bijvoorbeeld een investeerder wilt aantrekken, is het verstandig om vooraf te laten beoordelen welke gevolgen dat heeft voor de aandelenverdeling en de zeggenschap binnen je bedrijf.

Hoe bereid je een gesprek met de notaris voor?

Je haalt meer uit een gesprek als je vooraf duidelijk hebt wat je wilt bereiken. Denk daarom na over de volgende vragen:

• Welke rechtsvorm overweeg je en waarom?
• Begin je alleen of met een of meer zakenpartners?
• Hoe worden investeringen, aandelen, taken en beslissingen verdeeld?
• Welke risico’s zijn er voor je bedrijf en je privévermogen?
• Wil je op termijn personeel aannemen, investeerders aantrekken of je bedrijf verkopen?
• Welke kosten zijn verbonden aan de oprichting en eventuele aanvullende documenten?

Vraag ook welke werkzaamheden bij de offerte zijn inbegrepen. De kosten voor alleen een oprichtingsakte kunnen anders zijn dan wanneer je ook advies, een aandeelhoudersovereenkomst of aanvullende juridische documenten nodig hebt. Vergelijk daarom niet alleen de prijs, maar ook de inhoud van de dienstverlening.

Een notaris is niet hetzelfde als een boekhouder of accountant

Als starter krijg je te maken met verschillende soorten advies. Een notaris richt zich vooral op juridische zaken en het officieel vastleggen van afspraken. Voor je boekhouding, belastingaangiften en financiële prognoses kun je terecht bij een boekhouder, accountant of belastingadviseur. Bij vragen over contracten, arbeidsrecht of andere juridische kwesties kan ook een gespecialiseerde jurist passend zijn.

Welke deskundige je nodig hebt, hangt af van je vraag. Soms is het nuttig om meerdere specialisten met elkaar te laten meedenken, bijvoorbeeld wanneer je een bv opricht en tegelijk wilt weten welke rechtsvorm fiscaal het meest geschikt is. Zo voorkom je dat je een juridische keuze maakt zonder de financiële gevolgen voldoende te overzien.

Op StartendeOndernemers.nl vind je ruim 50 gespecialiseerde adviseurs met een eigen profielpagina en de mogelijkheid om rechtstreeks contact op te nemen. Daar kun je zoeken naar professionele ondersteuning die past bij jouw vraagstuk en de fase waarin je bedrijf zich bevindt.

Regel belangrijke zaken voordat ze urgent worden

Een notaris is niet voor iedere startende ondernemer vanaf dag één noodzakelijk. Toch kan juridisch advies helpen om een goede basis te leggen, zeker wanneer je een bv wilt oprichten, met anderen gaat ondernemen of belangrijke risico’s wilt beperken. Door vooraf de juiste vragen te stellen en afspraken zorgvuldig vast te leggen, voorkom je mogelijk kostbare discussies en verrassingen later.

Begin met een overzicht van je plannen, de rechtsvorm die je overweegt en de afspraken die je wilt maken. Bespreek vervolgens welke begeleiding nodig is en wat dat kost. Zo maak je bewuste keuzes en houd je vanaf het begin rekening met zowel de groei van je bedrijf als de juridische gevolgen.