Btw rekenen aan klanten: hoe werkt dat als startende ondernemer?

Wanneer moet je eigenlijk btw rekenen? Heb je direct een btw-nummer nodig als je begint? En kun je ook ondernemen zonder btw aan klanten te berekenen? Voor veel starters is dit een van de eerste administratieve vragen.

Leestijd: 7 minuten

Wat is btw eigenlijk?

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Het is een belasting die de overheid heft op producten en diensten. Als ondernemer fungeer je eigenlijk als tussenpersoon: je berekent btw aan je klanten en draagt die later af aan de Belastingdienst.

Wanneer je bijvoorbeeld een product verkoopt voor €100 exclusief btw en het btw-tarief is 21%, dan betaalt je klant €121. De €21 btw draag je later af via je btw-aangifte.

Daar staat tegenover dat je btw die je zelf betaalt over zakelijke aankopen vaak weer mag terugvragen. Dat heet voorbelasting.

Moet je meteen btw rekenen als je start?

In de meeste gevallen wel. Zodra je ondernemer bent en producten of diensten verkoopt, moet je btw berekenen aan je klanten. Dat geldt ook voor veel startende zzp’ers en kleine bedrijven.

Wanneer je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel, worden je gegevens automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst. Als de Belastingdienst je als btw-ondernemer ziet, ontvang je een btw-nummer en moet je btw gaan rekenen.

Vanaf dat moment moet je:

• btw op je facturen vermelden
• btw-aangifte doen (meestal per kwartaal)
• btw afdragen aan de Belastingdienst

Hoe krijg je een btw-nummer?

Een btw-nummer krijg je meestal automatisch nadat je je bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

De Belastingdienst beoordeelt vervolgens of je ondernemer bent voor de btw. Als dat zo is, ontvang je per post:

• een btw-identificatienummer (voor gebruik richting klanten)
• een omzetbelastingnummer (voor contact met de Belastingdienst)

Het btw-identificatienummer gebruik je bijvoorbeeld op je facturen en website.

Welke btw-tarieven zijn er in Nederland?

In Nederland bestaan verschillende btw-tarieven. Het juiste tarief hangt af van het product of de dienst die je levert.

Het 21% tarief is het algemene btw-tarief. Dit geldt voor de meeste producten en diensten.

Het 9% tarief geldt voor onder andere:

• veel voedingsmiddelen
• boeken en tijdschriften
• kappersdiensten
• bepaalde culturele activiteiten

Daarnaast bestaat er een 0% tarief, bijvoorbeeld bij sommige internationale leveringen of bepaalde exportactiviteiten.

Omdat het juiste btw-tarief afhankelijk kan zijn van je sector, is het verstandig om dit goed te controleren voordat je facturen verstuurt.

Kun je ook ondernemen zonder btw te rekenen?

Ja, dat kan in sommige gevallen. De belangrijkste regeling hiervoor is de kleineondernemersregeling (KOR).

Wanneer je jaarlijkse omzet onder een bepaalde grens blijft (op dit moment €20.000 per jaar), kun je ervoor kiezen om mee te doen aan deze regeling.

Als je gebruikmaakt van de KOR:

• reken je geen btw aan je klanten
• hoef je geen btw-aangifte te doen
• mag je geen btw terugvragen over je zakelijke kosten

Voor sommige ondernemers is dit aantrekkelijk, bijvoorbeeld wanneer je vooral aan particulieren verkoopt. Je prijzen kunnen dan lager blijven omdat er geen btw bovenop komt.

Verkoop je vooral aan bedrijven? Dan is de KOR vaak minder interessant, omdat zakelijke klanten btw toch kunnen terugvragen.

Hoe zit het met btw bij klanten in het buitenland?

Wanneer je zaken doet met klanten buiten Nederland, gelden andere btw-regels. Dit kan ingewikkelder zijn dan binnenlandse facturatie.

Bij zakelijke klanten in andere EU-landen geldt vaak de zogenaamde btw-verleggingsregeling. Dat betekent dat jij geen btw rekent en dat de klant de btw in zijn eigen land aangeeft.

In dat geval moet je op de factuur vermelden dat de btw is verlegd.

Bij particuliere klanten in andere EU-landen kan het anders werken. Dan moet je soms btw rekenen volgens de regels van het land van de klant. Hiervoor bestaat een speciale regeling, het zogenaamde OSS-systeem (One Stop Shop).

Verkoop je buiten de Europese Unie? Dan kan het 0% btw-tarief gelden, bijvoorbeeld bij export van goederen.

Omdat internationale btw-regels snel ingewikkeld worden, is het verstandig om hier tijdig advies over in te winnen.

Facturen moeten aan bepaalde eisen voldoen

Als je btw rekent, moet je factuur aan een aantal eisen voldoen. Zo moet onder andere vermeld worden:

• je bedrijfsnaam en adres
• je btw-nummer
• het factuurnummer
• de datum van de factuur
• het btw-tarief en het btw-bedrag

Een correcte factuur is belangrijk voor zowel jouw administratie als die van je klant.

Veel starters hebben hier vragen over

Btw lijkt eenvoudig, maar in de praktijk lopen veel startende ondernemers tegen vragen aan. Bijvoorbeeld:

• welk btw-tarief moet ik gebruiken?
• is de KOR voor mij verstandig?
• hoe factureer ik buitenlandse klanten?
• welke kosten mag ik met btw terugvragen?

Een kleine fout in je btw-administratie kan later tot correcties of naheffingen leiden. Daarom kiezen veel ondernemers ervoor om hun administratie of btw-advies te bespreken met een specialist.

Op StartendeOndernemers.nl zijn ruim 50 adviseurs vertegenwoordigd die ondernemers helpen bij administratie, belastingzaken en financiële vragen. Iedere adviseur heeft een eigen pagina waar je meer informatie vindt en direct contact kunt opnemen.

Btw hoort bij ondernemen

Voor de meeste startende ondernemers is btw een vast onderdeel van het ondernemerschap. Zodra je begrijpt hoe het werkt, blijkt het vaak minder ingewikkeld dan het in eerste instantie lijkt.

Het belangrijkste is dat je vanaf het begin een goede administratie bijhoudt en weet welke regels voor jouw bedrijf gelden. Zo voorkom je verrassingen en kun je je richten op wat echt belangrijk is: het laten groeien van je onderneming.