Kilometerregistratie, dit moet je weten

Kilometerregistratie is essentieel om bijtelling te voorkomen en te voldoen aan de regels van de Belastingdienst. Noteer elke rit met datum, km-stand, adres en of het zakelijk of privé is. Digitale apps of GPS-systemen mogen, maar jij blijft verantwoordelijk. Met een sluitende registratie kun je duizenden euro’s per jaar besparen.

Kilometerregistratie: Wat je moet weten.

Voor veel ondernemers, ZZP’ers en werknemers met een leaseauto is de kilometerregistratie een belangrijk onderdeel van de administratie. Niet alleen om inzicht te houden in zakelijk gebruik van voertuigen, maar ook om aan de regels van de Belastingdienst te voldoen en bijtelling te voorkomen.

Als ondernemer komt er veel op je af. Fijn om te weten dat je ook deze adviseur direct een vraag kunt stellen. Bezoek de pagina en post vrijblijvend je bericht!

Wat is kilometerregistratie?

Kilometerregistratie is het goed nauwkeurig vastleggen van alle gereden kilometers met een auto van de zaak, waarbij de onderscheid tussen privékilometers en zakelijke kilometers zichtbaar. Als je wilt aantonen dat je de auto niet meer dan 500 kilometer privé per jaar rijdt is dit een must, als je wilt voorkomen dat je de bijtelling voor privégebruik krijgt.

Als je in een auto van de zaak rijdt, gaat de wet uit dat een ondernemer de auto ook privé gebruikt, tenzij je kunt aantonen dat je dit beperkt tot maximaal 500 km per jaar. Lukt dat niet, dan volgt er bijtelling bij je inkomen.
De bijtellingspercentages liggen tussen de 16% en 22%, afhankelijk van het type auto (elektrisch of normale brandstof). Op een auto van €40.000 betekent dit een bijtelling van ongeveer €6.400 tot €8.800 per jaar.

Als er geen sluitende kilometerregistratie, dan ziet de Belastingdienst je auto als ook privé gebruikt, met alle financiële gevolgen van dien.

Wat zijn de regels voor een geldige rittenregistratie?

Volgens de Belastingdienst moet de rittenregistratie per rit de volgende gegevens bevatten:

• Datum van de rit
• Begin- en eindstand van de kilometerteller
• Vertrek- en aankomstadres
• De route (bij afwijkingen van de gebruikelijke route)
• Het karakter van de rit (zakelijk of privé)
• Let op: ook als je op een dag meerdere ritten maakt, moet je dit per rit noteren. Een globale dagtotaal is niet voldoende.

Valkuilen

De Belastingdienst controleert de rittenregistraties en is kritisch. Enkele veelgemaakte fouten zijn:

• Geen of onnauwkeurige vermelding van afwijkende routes
• Verkeerde kwalificatie van ritten (privé vs zakelijk)
• Vergeten van woon-werkverkeer als privékilometers
• Fictieve ritten of afrondingen (zoals steeds precies 20 km)
• Zorg dus voor een volledige en eerlijke administratie, want bij fouten of onduidelijkheden gaat de fiscus er meestal vanuit dat de auto ook privé wordt gebruikt.

Mag je digitale systemen gebruiken?

Ja, er mag gebruik worden gemaakt van digitale rittenregistratiesystemen of GPS-trackers. Veel bedrijven bieden tegenwoordig systemen aan die automatisch de ritten bijhouden, inclusief route, kilometerstand en tijdstip. Deze moeten wel voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Je blijft altijd als gebruiker verantwoordelijk voor de juistheid van de data.

Er zijn ook apps (zoals RitMeter, TrackJack of RouteVision) die speciaal zijn ontworpen voor ondernemers of werknemers met een leaseauto.

Verklaring geen privégebruik

Wil je helemaal geen kilometerregistratie bijhouden? Dan kun je ervoor kiezen een “verklaring geen privégebruik auto” in te dienen bij de Belastingdienst. Daarmee verklaar je dat je de auto niet privé gebruikt (behalve max. 500 km per jaar).

Let op: als je deze verklaring indient, maar meer dan 500 km privé rijdt, loop je het risico op een navordering, boete én rente. De Belastingdienst vergelijkt gegevens via onder andere tankpassen, parkeerapps en zelfs ANPR-camera’s (kentekenregistratie). Wees dus zeker van je zaak.

Uitzonderingen: Elektrische fiets of OV

Voor zzp’ers die gebruikmaken van e-bikes, scooters of openbaar vervoer geldt geen kilometerregistratieplicht, omdat deze vervoersmiddelen niet onder de regeling ‘auto van de zaak’ vallen. Wél kun je kilometervergoeding claimen voor zakelijk gebruik met een privévoertuig: in 2025 is dat €0,23 per kilometer (belastingvrij).

6 tips voor een sluitende kilometerregistratie.

• Noteer elke rit afzonderlijk: datum, start/eind km-stand, begin/eindadres
• Geef duidelijk aan of het een privé of zakelijke rit is
• Gebruik betrouwbare tools of apps die data automatisch registreren
• Bewaar gegevens minimaal 7 jaar, voor de administratieplicht
• Vermijd afrondingen en onnauwkeurigheden
• Controleer periodiek je registratie op fouten of ontbrekende gegevens
• Bijhouden of niet.

Ja, de kosten van bijtelling wegen vaak zwaarder dan de de tijd die je investeert in een rittenregistratie. Als de auto slechts beperkt privé gebruikt, bestaat de kans dat een goede administratie duizenden euro’s per jaar kan besparen.

Dit artikel wordt je aangeboden door: