Een kantoor huren, wat kost dat?

Je staat op het punt te starten met je bedrijf en je wilt niet thuis gaan werken, wat doe je dan? Je kunt een kantoor gaan huren, maar er zijn meer opties. En wat is je budget? De prijzen kunnen enorm verschillen, afhankelijk van waar je in Nederland wilt werken en welk type kantoor je nodig hebt. We geven je een inzicht.

Je hebt verschillende opties als het gaat om werkplekken. De goedkoopste optie is vaak een flexplek in een gedeelde ruimte. Dit betekent dat je geen eigen bureau hebt, maar werkt aan een beschikbare tafel. Dit is ideaal als je flexibel wilt zijn en niet altijd op dezelfde plek hoeft te werken. Een stapje duurder zijn de vaste werkplekken, waar je je eigen bureau hebt in een gedeeld kantoor. Voor nog meer privacy en focus kun je kiezen voor een privé kantoor. De prijzen voor deze opties variëren sterk, afhankelijk van de stad en locatie.

Prijzen in verschillende steden

In grote steden zoals Amsterdam en Utrecht zijn de huurprijzen hoger dan in kleinere steden. Een flexplek in Amsterdam kan je al snel €200 tot €400 per maand kosten, terwijl dezelfde plek in een stad als Groningen of Eindhoven rond de €150 tot €250 kan liggen. Voor een privé kantoor in Amsterdam betaal je al gauw tussen de €500 en €1500 per maand, afhankelijk van de grootte en locatie. In kleinere steden zijn de prijzen voor privé kantoren vaak de helft daarvan.

Kantoor delen

Een kantoor delen met andere ondernemers en zzp’ers kan veel voordelen bieden, vooral als jullie vergelijkbare of aanvullende diensten aanbieden. Dit kan leiden tot interessante samenwerkingen en gedeelde kansen. Stel je voor dat je bijvoorbeeld een grafisch ontwerper bent en je kantoor deelt met een webontwikkelaar en een tekstschrijver. Samen kunnen jullie complete projecten aanbieden aan klanten, waardoor je aantrekkelijker wordt voor grotere opdrachten. Bovendien kun je elkaar inspireren en ondersteunen, wat de creativiteit en productiviteit ten goede komt. Het delen van een kantoor betekent ook dat je de kosten kunt splitsen, waardoor het huren van een ruimte betaalbaarder wordt.

Duur van huurovereenkomsten

Wanneer je een kantoor wilt huren, zijn er verschillende opties en looptijden voor huurovereenkomsten om te overwegen. Je kunt kiezen voor een korte termijn huurcontract, dat varieert van enkele maanden tot een jaar, ideaal voor startende ondernemers die nog niet zeker zijn van hun toekomstige behoeften. Langere termijn contracten, meestal tussen drie en vijf jaar, bieden vaak een lagere maandelijkse huurprijs, maar binden je voor een langere periode. Wettelijk gezien moet een huurovereenkomst voor bedrijfsruimte in Nederland bepaalde basisinformatie bevatten, zoals de huurprijs, looptijd, en opzegtermijn. Het is belangrijk om de kleine lettertjes te lezen en te begrijpen wat je rechten en plichten zijn, bijvoorbeeld bij tussentijdse opzegging of verlenging van het contract. Flexibele contracten, waarbij je per maand kunt opzeggen, worden steeds populairder en bieden de nodige flexibiliteit voor groeiende bedrijven.

Hoe worden huurprijzen berekend?

Er zijn twee manieren waarop huurprijzen van kantoorruimtes berekend kunnen worden: per vierkante meter of per werkplek. Wanneer de huurprijs per vierkante meter wordt berekend, is dit in veel gevallen de huurprijs die je per jaar moet betalen. Dus als je een kantoorruimte ziet voor een huurprijs van €99 per m², en je huurt een klein kantoortje van 100 m², dan betaal je hier dus €9.900 per jaar voor. De kantoorruimte kost dan €825 per maand aan kale huur.

Wanneer de huurprijs per werkplek wordt berekend, zoals in business centers vaak het geval is, dan zal je merken dat deze doorgaans hoger uitvalt als je omrekent naar vierkante meters. Dat komt omdat er in dit soort verzamelpanden vaak een inclusief-prijs wordt gehanteerd; je betaalt niet alleen voor de ruimte, maar ook voor de voorzieningen die het pand te bieden heeft. Hou er ook rekening mee dat je mogelijk ook extra maandelijkse kosten hebt, zoals servicekosten, stroom, gas, water, verzekeringen, internet, koffie- en theefaciliteiten en schoonmaakkosten. Veel kantoorpanden en business centers bieden extra diensten zoals telefoonbeantwoordservice, zakelijke postafhandeling, huur van vergaderruimtes, lunch, beveiliging en parkeerplaatsen. Deze zijn vaak optioneel en kunnen de totale kosten verhogen.

Btw en waarborgsom

Het huren van kantoorruimte is in principe vrijgesteld van omzetbelasting, maar er zijn uitzonderingen en regels. Bestaat jouw bedrijf bijvoorbeeld voor ten minste 90% uit btw-belaste bedrijfsactiviteiten? Dan mag je deze btw als voorbelasting aftrekken. In sommige branches geldt een percentage van 70%. Verhuurders van kantoorruimte vragen vaak om een waarborgsom waarmee de verhuurder is verzekerd van inkomsten. Deze waarborgsom betaal je bovenop de eerste maandhuur en kan variëren, maar mag wettelijk niet onredelijk hoog zijn. Een waarborgsom van maximaal drie maanden kale huur wordt als redelijk gezien.

Trends in kantoorhuur

Er zijn een aantal trends die de manier waarop we kantoren huren aan het veranderen zijn. Een daarvan is de opkomst van coworking spaces. Dit zijn gedeelde kantoorruimtes waar je samen met andere ondernemers en freelancers werkt. Deze ruimtes zijn vaak voorzien van alle benodigde faciliteiten zoals internet, koffie en vergaderruimtes. Daarnaast bieden ze de kans om te netwerken en samen te werken met anderen. Een andere trend is het huren van kantoorruimte in bedrijfsverzamelgebouwen. Hier huur je een kantoor in een groter gebouw dat wordt gedeeld met andere bedrijven.

De trend is ook om kantoorruimte flexibel te huren. Eerder gingen partijen vaak uit van een minimale looptijd van vijf jaar, maar tegenwoordig kun je al een werkplek huren vanaf één maand. Dit is vooral aantrekkelijk voor snel groeiende organisaties die regelmatig nieuw talent aannemen en snel moeten kunnen schakelen. Bij het onderhandelen met verhuurders zijn verschillende kortingen te bedingen. Probeer er bijvoorbeeld een huurkorting uit te halen of een huurvrije periode aan het begin van het contract. Een andere optie is ingroeihuur, waarbij de huurprijs elke maand een beetje hoger wordt. Kijk goed naar wat er mogelijk is in overleg met de verhuurder.