StartendeOndernemers
Nieuws en updates
In een tijd waarin veel contact online plaatsvindt, blijft een fysieke afspraak vaak het moment waarop een zakelijke relatie echt vorm krijgt. Een eerste ontmoeting met een potentiële klant, leverancier, investeerder of samenwerkingspartner zegt veel over jou en je bedrijf.
Leestijd: 7 minuten
Niet alleen wat je zegt telt mee. Ook de locatie, je voorbereiding, je bereikbaarheid en zelfs je kleding dragen bij aan de indruk die je achterlaat. Voor startende ondernemers kan zo'n eerste afspraak daarom spannend zijn. Met de juiste voorbereiding vergroot je de kans op een succesvolle ontmoeting.
Een van de eerste keuzes is de locatie van de afspraak. Daarbij bestaat geen vaste regel.
Wanneer je een nieuwe klant wilt binnenhalen, kan het verstandig zijn om naar de klant toe te gaan. Je laat daarmee zien dat je bereid bent moeite te doen en krijgt bovendien direct een indruk van diens bedrijf en werkomgeving.
Ontvang je iemand zelf, dan heb je meer controle over de omgeving en de sfeer van het gesprek. Dat kan vooral prettig zijn wanneer je iets wilt presenteren of demonstreren.
Vraag jezelf af wat het doel van de afspraak is en welke setting daar het beste bij past.
Veel startende ondernemers werken vanuit huis en beschikken niet over een eigen kantoorruimte. Dat is tegenwoordig heel normaal.
Toch voelt niet iedereen zich prettig bij het ontvangen van zakelijke contacten aan de keukentafel. Gelukkig zijn er voldoende alternatieven.
Denk bijvoorbeeld aan:
Steeds meer ondernemers maken gebruik van dit soort locaties. Het wordt dan ook zelden als onprofessioneel gezien.
De plek waar je afspreekt vertelt iets over je onderneming.
Een informeel gesprek met een lokale ondernemer kan uitstekend plaatsvinden in een rustig café. Een gesprek met een investeerder of grote zakelijke klant vraagt vaak om een meer zakelijke omgeving.
Belangrijk is dat je een locatie kiest waar je ongestoord kunt praten. Een drukke lunchroom vol achtergrondgeluid is misschien gezellig, maar niet altijd geschikt voor een serieus gesprek.
Een praktische factor die vaak wordt onderschat, is bereikbaarheid.
Wanneer je iemand uitnodigt, kijk dan naar:
Een locatie naast een station is vaak een veilige keuze, zeker wanneer je niet weet hoe de andere partij reist.
Ook jouw eigen vervoerskeuze speelt een rol.
Met de auto heb je vaak meer flexibiliteit, maar files, parkeerproblemen en vertragingen kunnen voor stress zorgen.
Openbaar vervoer biedt rust tijdens de reis en voorkomt parkeerproblemen, maar maakt je afhankelijk van dienstregelingen.
Welke keuze je maakt, hangt af van de afstand, locatie en jouw persoonlijke voorkeur. Belangrijker is dat je op tijd bent. Liever een kwartier te vroeg dan vijf minuten te laat.
Veel starters vragen zich af hoeveel aandacht zij aan hun kleding moeten besteden.
De beste regel is simpel: pas je aan aan de situatie en de branche waarin je actief bent.
Een accountant, financieel adviseur of jurist zal vaak iets formeler gekleed gaan dan een webdesigner of creatieve ondernemer. Tegelijkertijd hoef je jezelf niet anders voor te doen dan je bent.
Verzorgd, schoon en passend bij jouw bedrijf werkt meestal beter dan overdreven formeel of juist te casual.
Een eerste kennismakingsgesprek duurt in de praktijk vaak tussen de 45 minuten en anderhalf uur.
Plan niet direct aansluitend een andere afspraak. Daardoor voorkom je dat je gehaast overkomt wanneer het gesprek iets uitloopt.
Reserveer daarnaast reistijd en enige speling voor onverwachte omstandigheden.
Een ontspannen planning zorgt ervoor dat je meer aandacht hebt voor het gesprek zelf.
Dit blijft een vraag waar veel ondernemers mee worstelen.
De meest gebruikte zakelijke etiquette is dat degene die uitnodigt, de rekening betaalt. Zeker wanneer jij een potentiële klant uitnodigt, wordt dat vaak als vanzelfsprekend gezien.
Gaat het om een informeel kennismakingsgesprek tussen twee ondernemers die mogelijkheden onderzoeken? Dan komt het ook regelmatig voor dat ieder zijn eigen consumpties betaalt.
Maak hier geen ingewikkeld punt van. De kosten van een kop koffie wegen meestal niet op tegen de waarde van een goede zakelijke relatie.
Veel succesvolle afspraken worden niet gewonnen tijdens het gesprek, maar ervoor.
Verdiep je vooraf in:
Daardoor kun je gerichtere vragen stellen en laat je zien dat je serieus geïnteresseerd bent.
Na afloop van de afspraak begint vaak het belangrijkste deel.
Stuur dezelfde dag of uiterlijk de volgende werkdag een korte e-mail waarin je de belangrijkste punten samenvat en eventuele afspraken bevestigt.
Dat komt professioneel over en voorkomt misverstanden.
Veel startende ondernemers denken dat ze een indrukwekkend kantoor, dure auto of luxe vergaderruimte nodig hebben om serieus genomen te worden.
In werkelijkheid draait een succesvolle zakelijke afspraak vooral om voorbereiding, betrouwbaarheid en oprechte interesse.
Klanten en partners onthouden meestal niet welke koffie er werd geserveerd. Ze onthouden wel of jij deskundig, betrokken en professioneel overkwam.
Vind je het lastig om jezelf professioneel te presenteren, zakelijke gesprekken te voeren of nieuwe klanten binnen te halen? Op StartendeOndernemers.nl vind je tientallen adviseurs, coaches en trainers die ondernemers hierbij begeleiden. Via hun profielpagina kun je eenvoudig contact opnemen en advies krijgen dat aansluit bij jouw onderneming.
De locatie van een afspraak kan helpen, maar uiteindelijk ben jij zelf degene die de belangrijkste indruk achterlaat. Daarom is een goede voorbereiding vaak de beste investering die je kunt doen.