StartendeOndernemers
Nieuws en updates
Een belangrijk telefoongesprek met een potentiële klant, leverancier of samenwerkingspartner kan grote gevolgen hebben voor je bedrijf. Hetzelfde geldt voor een video-call waarin je een voorstel bespreekt, een samenwerking verkent of probeert een nieuwe klant binnen te halen. Toch stappen veel ondernemers zonder echte voorbereiding zo'n gesprek in. Ze kennen de aanleiding, weten ongeveer wat ze willen vertellen en vertrouwen vervolgens op hun improvisatievermogen.
Leestijd: 6 minuten
Dat kan goed gaan, maar een goede voorbereiding vergroot de kans dat je bereikt wat je met het gesprek voor ogen hebt. Je hoeft daarbij zeker geen volledig script uit te schrijven. Het gaat er vooral om dat je weet wat je wilt bereiken, met wie je praat en welke vragen je wilt stellen.
Begin met het doel van het gesprek. Wil je een afspraak maken, een offerte bespreken, een opdracht binnenhalen, informatie verzamelen of onderzoeken of een samenwerking interessant is? Hoe concreter je doel, hoe gemakkelijker het wordt om het gesprek in de juiste richting te sturen.
Een telefoongesprek hoeft bijvoorbeeld niet direct tot een verkoop te leiden. Misschien is het belangrijkste doel om te ontdekken of er een goede match is en een vervolggesprek af te spreken. Wanneer je dat vooraf duidelijk hebt, voorkom je dat je tijdens het gesprek te veel probeert te bereiken.
Wie goed voorbereid is, hoeft tijdens een gesprek niet te beginnen met vragen waarop het antwoord eenvoudig te vinden was. Bekijk vooraf de website van het bedrijf, de functie van je gesprekspartner en de aanleiding voor het gesprek.
Probeer vooral te bedenken wat voor de ander belangrijk kan zijn. Een eigenaar van een klein bedrijf kijkt misschien anders naar jouw aanbod dan een inkoper van een grotere organisatie. Door je gesprek daarop aan te passen, komt je verhaal veel relevanter over.
Je hoeft geen woord voor woord uitgeschreven verhaal te hebben. Een eenvoudige structuur is meestal voldoende. Noteer bijvoorbeeld de aanleiding, je belangrijkste boodschap, enkele vragen die je wilt stellen en het gewenste vervolg.
Houd het overzicht kort. Een vel papier met enkele steekwoorden naast je computer of telefoon is vaak nuttiger dan een uitgebreid document waar je tijdens het gesprek voortdurend in moet zoeken.
Een belangrijk gesprek is geen presentatie waarbij jij alleen aan het woord bent. Goede vragen kunnen minstens zo belangrijk zijn als je eigen verhaal. Ze geven je informatie en laten zien dat je geïnteresseerd bent in de situatie van de ander.
Denk vooraf na over vragen die helpen om de behoefte, het probleem of de mogelijkheden duidelijk te krijgen. Vraag vervolgens door wanneer een antwoord interessant is. Een goed gesprek ontstaat vaak juist doordat je afwijkt van je oorspronkelijke vragenlijst.
Wat kost het? Waarom zouden we voor jou kiezen? Heb je hier ervaring mee? Waarom is jouw oplossing beter? Wanneer kun je beginnen? Het zijn vragen die je tijdens een belangrijk gesprek kunt krijgen.
Je hoeft niet op iedere vraag direct een perfect antwoord te hebben. Maar het helpt wel om vooraf na te denken over vragen die waarschijnlijk gesteld worden. Daarmee voorkom je dat je wordt overvallen en een antwoord geeft waar je later spijt van krijgt.
Het klinkt vanzelfsprekend, maar je moet precies weten wat je aanbiedt. Niet alleen wat het kost, maar ook wat de klant ervoor krijgt, welke voorwaarden gelden en wat jouw grenzen zijn.
Als je tijdens het gesprek steeds moet zoeken naar informatie, komt dat minder professioneel over. Zorg daarom dat belangrijke gegevens bij de hand zijn. Denk aan prijzen, levertijden, beschikbaarheid, eerdere afspraken en eventuele alternatieven.
Bij een telefoongesprek is een rustige omgeving belangrijk. Achtergrondgeluiden kunnen storend zijn en afleiding zorgt ervoor dat je minder goed luistert. Zet meldingen op je telefoon en computer uit en zorg ervoor dat je niet tijdens het gesprek allerlei andere werkzaamheden probeert te doen.
Bij een video-call komt daar de omgeving in beeld bij. Zorg voor een rustige achtergrond, voldoende licht en een plek waar je niet voortdurend wordt gestoord.
Een belangrijk gesprek beginnen met een lege laptop, een slechte internetverbinding of een microfoon die niet werkt, is geen goede start. Controleer daarom vooraf je apparatuur.
Gebruik je voor het eerst een bepaald programma voor een video-call? Test het dan vooraf. Controleer camera, microfoon, luidsprekers en internetverbinding. Zorg ook dat je oplader binnen handbereik ligt.
Tip: Even warmdraaien of belvrees? Bel eerst even een bekende voor een privégesprek. Je zult zien dat je daarna wat losser bent met bellen.
Een gesprek dat je eigenlijk maar twintig minuten kunt geven omdat er daarna alweer een volgende afspraak begint, kan onnodig gehaast worden. Plan daarom voldoende ruimte rondom een belangrijk gesprek.
Dat betekent niet dat ieder gesprek een uur moet duren. Integendeel. Een duidelijk gesprek van twintig minuten kan veel effectiever zijn dan een gesprek van een uur zonder duidelijke structuur. Zorg er vooral voor dat je niet voortdurend op de klok hoeft te kijken.
De eerste minuten bepalen vaak de sfeer van het gesprek. Je hoeft niet meteen met je aanbod of voorstel te beginnen. Een korte introductie en een paar woorden over de aanleiding zijn meestal voldoende om het gesprek prettig te starten.
Daarna kun je aangeven wat je graag wilt bespreken. Daarmee weet de ander waar het gesprek naartoe gaat en voorkom je dat jullie allebei met een andere verwachting het gesprek ingaan.
Een veelgemaakte fout bij verkoop- en kennismakingsgesprekken is dat de ondernemer te veel vertelt. Je hebt je immers goed voorbereid en wilt graag laten zien wat je kunt. Maar de ander overtuigen lukt vaak beter wanneer je eerst goed begrijpt wat diegene nodig heeft.
Luister daarom actief. Vat belangrijke punten samen en vraag door. Wanneer je vervolgens je eigen aanbod bespreekt, kun je het direct koppelen aan wat de ander tijdens het gesprek heeft verteld.
Schrijf belangrijke punten op, maar probeer niet alles letterlijk mee te typen. Noteer vooral afspraken, vragen die nog openstaan en informatie die je later nodig hebt.
Bij een video-call kan het handig zijn om vooraf te vertellen dat je aantekeningen maakt. Dat voorkomt dat een stilte tijdens het typen verkeerd wordt geïnterpreteerd.
Een goed gesprek zonder duidelijk vervolg kan alsnog weinig opleveren. Neem daarom aan het einde kort door wat jullie hebben afgesproken. Wie doet wat en wanneer?
Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat jij een offerte stuurt, de ander aanvullende informatie aanlevert of dat jullie een vervolggesprek plannen. Een concrete volgende stap voorkomt dat een veelbelovend gesprek langzaam wegzakt in een overvolle inbox.
Neem na een belangrijk gesprek een paar minuten de tijd om terug te kijken. Wat heeft de ander gezegd? Welke behoefte kwam naar voren? Welke afspraken zijn gemaakt? En wat moet jij nu doen?
Stuur wanneer dat passend is een korte bevestiging van de gemaakte afspraken. Daarmee voorkom je misverstanden en laat je bovendien zien dat je professioneel werkt.
Twijfel je over de manier waarop je een belangrijk verkoopgesprek, onderhandeling of kennismaking moet aanpakken? Dan kan het verstandig zijn om vooraf met een ervaren adviseur of coach te sparren. Een buitenstaander kan je helpen om je verhaal scherper te krijgen, lastige vragen voor te bereiden of kritisch naar je aanpak te kijken.
Op StartendeOndernemers.nl zijn ruim 50 adviseurs vertegenwoordigd die ondernemers met verschillende vraagstukken kunnen helpen. Iedere adviseur heeft een eigen profielpagina waarop je kunt bekijken waarbij deze kan ondersteunen en direct contact kunt opnemen.
Je kunt nooit precies voorspellen hoe een telefoongesprek of video-call verloopt. Juist daarom is voorbereiding zo belangrijk. Wanneer je weet wat je wilt bereiken, je gesprekspartner kent, goede vragen hebt voorbereid en je techniek en omgeving op orde zijn, kun je veel gemakkelijker inspelen op wat er tijdens het gesprek gebeurt.
Het doel is uiteindelijk niet om ieder gesprek perfect te voeren. Het gaat erom dat je professioneel overkomt, goed luistert en het gesprek gebruikt om een volgende stap te zetten. Dat geeft niet alleen de ander vertrouwen in jou, maar ook jezelf.
