Stap 6 – De bedrijfsvoering

Succesvol ondernemen stopt niet bij het opstarten van je bedrijf. Het dagelijks runnen van je onderneming vereist structuur, inzicht en strategisch handelen. Van het plannen van je werkzaamheden en het vinden van klanten tot het opbouwen van een netwerk en het verzorgen van marketing en service: elk onderdeel draagt bij aan een stabiele groei. In deze stap leggen we uit hoe je jouw bedrijfsvoering efficiënt en effectief kunt inrichten, zodat je bedrijf goed presteert en je tijd optimaal benut.

Een administratie opzetten voor je bedrijf

Administratie opzetten: een onmisbaar onderdeel van ondernemen

Zodra je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en een zakelijke rekening hebt geopend, is het essentieel om een goede administratie op te zetten. Tegenwoordig wordt dit vrijwel altijd digitaal gedaan met administratiesoftware of cloudoplossingen. Een efficiënte administratie geeft je inzicht in je inkomsten en uitgaven, helpt bij belastingaangiftes en ondersteunt je bij belangrijke bedrijfsbeslissingen.

Wat omvat jouw digitale administratie?

Moderne administratiesoftware helpt je alle onderdelen overzichtelijk bij te houden, zoals:

• Kas- en bankadministratie: automatische koppelingen met je bankrekeningen en real-time overzicht van inkomsten en uitgaven.
• Facturatie en debiteurenbeheer: facturen sturen, opvolgen van openstaande betalingen en herinneringen automatisch versturen.
• Inkoop- en crediteurenadministratie: automatisch bijhouden van leveranciersfacturen, betalingsverplichtingen en voorraadbeheer.
• Contracten en overeenkomsten: digitale opslag van belangrijke documenten, inclusief versiebeheer en automatische herinneringen bij contractvervaldata.
• Loonadministratie: berekening van salarissen, loonheffingen en jaaropgaven, vaak volledig geïntegreerd met je boekhoudsysteem.
• Rapportages en dashboards: overzichtelijke financiële rapportages, winst- en verliesrekening, en cashflowprognoses.

Cashflow en debiteurenbeheer

Digitale tools maken het eenvoudig om je cashflow en openstaande facturen in de gaten te houden:

• Cashflowbeheer: inzicht in welke betalingen op je rekening binnenkomen en uitgaan, met prognoses voor de komende maanden.
• Automatisch debiteurenbeheer: facturen versturen, herinneringen plannen en meldingen krijgen bij late betalingen.

Winst- en verliesrekening en balans

Je administratie genereert automatisch een winst- en verliesrekening en een balans, zodat je altijd weet hoe je bedrijf ervoor staat. Dit helpt je bij beslissingen zoals investeringen, kostenbesparingen en belastingaangifte.

Belastingen

Een goed ingerichte administratie is onmisbaar voor het doen van je belastingaangiftes. Als ondernemer krijg je te maken met verschillende soorten belastingen en vaste aangiftemomenten. Door je administratie up-to-date te houden (bij voorkeur via administratiesoftware) voorkom je verrassingen en boetes.

Als startende ondernemer kun je onder andere te maken krijgen met:

• Omzetbelasting (btw): meestal per kwartaal aangifte doen en betalen.
• Inkomstenbelasting: één keer per jaar aangifte doen over je winst uit onderneming.
• Vennootschapsbelasting: van toepassing als je een bv hebt, meestal jaarlijks.
• Loonheffingen: als je personeel in dienst hebt, doe je maandelijks aangifte.
• Dividendbelasting: alleen van toepassing bij uitkering van dividend (bij bv’s).

De Belastingdienst stelt vaste deadlines voor het indienen van aangiftes. Administratiesoftware kan je hier automatisch aan herinneren en helpt bij het verzamelen van de juiste gegevens. Twijfel je over je belastingplicht of aftrekposten, dan is het verstandig om een adviseur of boekhouder te raadplegen.

Uitbesteden of zelf doen?

Met moderne software kun je veel administratieve taken zelf uitvoeren, zelfs als starter. Wil je meer zekerheid of tijd besparen, dan is samenwerken met een accountant, administratiekantoor of salarisadministratie-specialist een goede optie. Je administratie is immers het fundament van je onderneming, en een goed ingericht systeem betaalt zichzelf terug.

Planning

Een goede planning is de sleutel tot een georganiseerde en productieve bedrijfsvoering. Begin met het opstellen van duidelijke doelen op korte en lange termijn en verdeel je werkzaamheden over weken en maanden. Denk hierbij aan:

• Dagelijkse taken: administratie bijwerken, klantencontact, productie of dienstverlening uitvoeren
• Wekelijkse routines: offertes opstellen, facturatie controleren, voorraadbeheer
• Maandelijkse en kwartaalactiviteiten: financiële rapportages, evaluatie van marketingcampagnes, strategische bijstelling van je doelen

Gebruik moderne hulpmiddelen zoals digitale agenda’s, projectmanagementtools of planningsoftware om overzicht te houden. Door je planning regelmatig te evalueren en bij te stellen, kun je efficiënt werken, deadlines halen en flexibel inspelen op onverwachte situaties.

Acquisitie

Acquisitie draait om het aantrekken van nieuwe klanten en opdrachten. Effectieve acquisitie vereist een combinatie van strategie, structuur en persoonlijk contact. Begin met het identificeren van je ideale klant en het helder krijgen welke problemen jij oplost of welke behoefte jij vervult. Vervolgens kun je gericht acties ondernemen:

• Direct contact: benader potentiële klanten via e-mail, telefoon of persoonlijke bezoeken. Persoonlijk contact wekt vertrouwen en vergroot de kans op opdrachten.
• Online zichtbaarheid: LinkedIn en andere sociale media bieden een laagdrempelige manier om je expertise te laten zien en in contact te komen met potentiële klanten.
• Relaties onderhouden: bestaande klanten zijn vaak de beste bron voor nieuwe opdrachten via verwijzingen. Zorg voor regelmatige follow-ups en blijf in contact.
• Netwerken biedt kansen voor samenwerking, kennisuitwisseling en het vinden van klanten. Denk aan lokale ondernemersnetwerken en social media.

Acquisitie is geen eenmalige actie, maar een continu proces. Door consistent en strategisch te werk te gaan, bouw je een stabiele klantenbasis op en vergroot je je omzet op de lange termijn.

Marketing

Marketing is meer dan alleen reclame maken; het is het planmatig zichtbaar maken van je bedrijf en het opbouwen van een merk. Begin met het duidelijk definiëren van je doelgroep en hun behoeften, zodat je boodschap aansluit bij hun verwachtingen. Denk aan de volgende aspecten:

• Content en communicatie: schrijf blogs, nieuwsbrieven of maak socialmediaposts die waarde bieden aan je doelgroep. Dit versterkt je positie als expert en vergroot vertrouwen.
• Online strategie: optimaliseer je website, gebruik SEO-technieken en overweeg betaalde online advertenties gericht op specifieke doelgroepen.
• Offline strategie: neem deel aan netwerkbijeenkomsten, beurzen en lokale evenementen. Fysieke aanwezigheid versterkt je zichtbaarheid en reputatie.
• Meetbare resultaten: stel concrete doelen op, zoals aantal nieuwe leads per maand, websitebezoeken of conversies. Analyseer regelmatig en pas je strategie aan waar nodig.

Door marketing structureel en doelgericht in te zetten, vergroot je je naamsbekendheid, bereik en uiteindelijk het aantal opdrachten.

Service verlenen

Goede service onderscheidt je bedrijf van de concurrentie en draagt bij aan klantloyaliteit. Het gaat om meer dan alleen klachtenafhandeling; het gaat om een consistente, positieve ervaring bij elke interactie:

• Snelle respons: beantwoord vragen en verzoeken van klanten altijd snel en volledig.
• Persoonlijke aandacht: ken je klanten en stem je dienstverlening af op hun wensen.
• Probleemoplossend vermogen: los problemen proactief en effectief op. Dit kan het verschil maken tussen een tevreden klant en een verloren klant.
• Extra waarde bieden: geef bijvoorbeeld advies, tips of begeleiding die verder gaan dan het standaard product of de dienst.

Investeren in service betaalt zich op termijn terug door klanttevredenheid, mond-tot-mondreclame en herhalingsopdrachten.

Ondersteuning

Het runnen van een eigen bedrijf kan uitdagend zijn, en het is helemaal normaal om soms tegen vragen of onzekerheden aan te lopen. Gelukkig hoef je dit niet alleen te doen. Ter ondersteuning kun je altijd terecht bij een adviseur die gespecialiseerd is in jouw branche of in startende ondernemingen.

Daarnaast zijn er tal van mogelijkheden om je kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen:

• Workshops: interactieve sessies waarin je praktische vaardigheden leert en direct kunt toepassen in je bedrijf.
• Webinars: online trainingen over actuele onderwerpen, van marketing tot financiën, die je flexibel kunt volgen.
• Cursussen: uitgebreide opleidingen waarmee je je kennis verdiept en certificaten kunt behalen.
• Blijven ontwikkelen: blijf op de hoogte van trends, wet- en regelgeving en nieuwe tools die je bedrijfsvoering kunnen verbeteren.

Door regelmatig gebruik te maken van deze vormen van ondersteuning, vergroot je je expertise, blijf je flexibel inspelen op veranderingen en vergroot je de kans op succes van je onderneming.

Bij StartendeOndernemers.nl vind je alle informatie en tools die je nodig hebt om je bedrijfsvoering succesvol te organiseren. Van praktische tips over planning en acquisitie tot marketingstrategieën en het opbouwen van klantrelaties: wij helpen je met advies en inspiratie. Zo kun je gefocust werken aan de groei van je onderneming, zonder belangrijke stappen over te slaan.