Wat te doen als je klant niet betaalt na het leveren van diensten?

Als startende ondernemer kun je in de vervelende situatie terechtkomen waarin een klant niet betaalt voor je geleverde diensten. Dit kan je cashflow flink onder druk zetten, vooral als je afhankelijk bent van die inkomsten.

Leestijd: 6 minuten.

In dit artikel bespreken we stap voor stap wat je kunt doen als een klant weigert te betalen.

Stap 1: Stuur een vriendelijke herinnering

Het kan altijd gebeuren dat een betaling simpelweg over het hoofd is gezien. Voordat je te hard van stapel loopt, is het verstandig om eerst een vriendelijke herinnering te sturen. Verwijs naar de factuur, geef aan dat de betalingstermijn verstreken is, en vraag beleefd wanneer je de betaling kunt verwachten. Geef hierbij een nieuwe betaaltermijn, bijvoorbeeld binnen 7 dagen.

Stap 2: Bel de klant op

Als er geen reactie komt op je herinnering, is het tijd om persoonlijk contact op te nemen. Een telefoontje kan vaak sneller duidelijkheid geven. Vraag naar de reden van de uitblijvende betaling en of er iets is wat jullie samen kunnen oplossen. Soms is er sprake van een miscommunicatie of financiële problemen aan de kant van de klant.

Stap 3: Stuur een formele ingebrekestelling

Als de klant na je herinnering en telefoontje nog steeds niet betaalt, kun je een formele ingebrekestelling sturen. Dit is een schriftelijke waarschuwing waarin je aangeeft dat je klant nog steeds niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan en dat er juridische stappen zullen volgen als de betaling uitblijft. In een ingebrekestelling geef je vaak een laatste termijn van bijvoorbeeld 14 dagen om de betaling alsnog te verrichten.

Stap 4: Overweeg een incassobureau

Wanneer de klant blijft weigeren te betalen, kun je overwegen om een incassobureau in te schakelen. Dit kan druk uitoefenen op de klant en in veel gevallen zorgt de dreiging van verdere juridische stappen ervoor dat de klant alsnog betaalt. Houd er wel rekening mee dat een incassobureau kosten met zich meebrengt, maar vaak kun je deze verhalen op de klant.

Stap 5: Juridische stappen

Als ook een incassobureau geen resultaat oplevert, is het tijd om juridische stappen te overwegen. Je kunt een gerechtelijke procedure starten om je geld te vorderen. Afhankelijk van het bedrag kan dit via een kantonrechter of een civiele rechter. Dit kan tijd en geld kosten, dus je moet afwegen of het de moeite waard is. Bij kleinere bedragen kan een procedure via de kantonrechter vaak snel en zonder advocaat.

Voorkomen is beter dan genezen

Deze situatie wil je natuurlijk het liefst voorkomen. Hier zijn een paar tips om te zorgen dat je voortaan minder vaak in deze positie komt:

• Werk altijd met een contract. Zorg ervoor dat er duidelijke betalingsvoorwaarden in staan.
• Vraag om een aanbetaling. Zeker bij grotere opdrachten kan dit helpen om de betaling te waarborgen.
• Gebruik automatische incasso. Met een machtiging kun je periodiek geld incasseren zonder dat je afhankelijk bent van betalingen van klanten.